Automatische Deaktivierung und Löschung von Konten

Standardmäßig bleiben Nutzerkonten auf ThingLink unbegrenzt aktiv, sofern sie nicht von Administratoren auf der Seite Nutzer manuell deaktiviert und gelöscht werden.

Du kannst die automatische Deaktivierung und Löschung von Konten einrichten, um inaktive Nutzerkonten zu entfernen und Datenschutzanforderungen leichter zu erfüllen.

Überblick

Die Deaktivierung und Löschung von Konten sind optionale Einstellungen, die du auf der Seite Organisationseinstellungen konfigurieren kannst. Wenn sie aktiviert sind, kann ThingLink Nutzerkonten, die eine festgelegte Anzahl von Tagen inaktiv waren, automatisch deaktivieren und/oder deaktivierte Konten nach einem separaten Zeitraum dauerhaft löschen. Du kannst jede Einstellung einzeln konfigurieren oder beide aktivieren.

Die automatische Löschung gilt sowohl für manuell als auch für automatisch deaktivierte Konten, auch wenn die automatische Deaktivierung nicht aktiviert ist.

Wenn die automatische Löschung aktiviert ist, können Administratoren im Zeitraum zwischen Deaktivierung und Löschung die Konten entweder wiederherstellen oder die Inhalte archivieren, die die deaktivierten Nutzer erstellt haben, bevor ihre Konten dauerhaft gelöscht werden. Wenn in diesem Zeitraum nichts unternommen wird, werden sowohl die Nutzerkonten als auch ihre Inhalte gelöscht.

Du kannst für verschiedene Nutzerrollen (z. B. Lehrkräfte und Schüler) unterschiedliche Inaktivitätszeiträume festlegen.

So richtest du die automatische Löschung von Konten ein

Wichtig: Bitte stelle sicher, dass du alle bereits deaktivierten Nutzerkonten wiederherstellst oder löschst, bevor du die automatische Löschung aktivierst. So vermeidest du unbeabsichtigten Datenverlust

1. Gehe als Administrator deines ThingLink-Kontos zur Seite 'Organisation'.
2. Wähle den Tab Einstellungen und scrolle nach unten zur Einstellung "Deaktivierung und Löschung von Konten".
3. Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du den Inaktivitätszeitraum für verschiedene Nutzerrollen und den Zeitraum bis zur Löschung deaktivierter Konten festlegen kannst.
4. Gib für jede Einstellung, die du aktivieren möchtest, eine Anzahl von Tagen ein. Lass die anderen Felder leer und klicke dann auf Speichern.

Beachte, dass du die automatische Deaktivierung für eine Nutzerrolle aktivieren kannst, ohne sie für die andere zu aktivieren. Du kannst zum Beispiel den Inaktivitätszeitraum für Schülerkonten festlegen und ihn für Lehrkraftkonten leer lassen. So werden nur Schülerkonten automatisch deaktiviert.

Du kannst die automatische Löschung auch aktivieren, ohne die automatische Deaktivierung zu aktivieren. In diesem Fall gilt der Löschzeitraum für manuell deaktivierte Konten.

Sobald die automatische Deaktivierung eingerichtet ist, prüft ThingLink das Datum der letzten Aktivität aller Nutzerkonten deiner Lizenz. Konten, die für die festgelegte Anzahl von Tagen inaktiv waren, werden automatisch deaktiviert. Wenn die automatische Löschung aktiviert ist, werden deaktivierte Konten nach der von dir festgelegten Anzahl von Tagen dauerhaft gelöscht, unabhängig davon, ob sie automatisch oder manuell deaktiviert wurden.

Beispielkonfigurationen

1. Nur automatische Deaktivierung

Einstellungen: Schüler deaktivieren nach: 365 Tagen; Lehrkräfte deaktivieren nach: leer; Nach Deaktivierung löschen: leer.

Nachdem Schüler A 365 Tage inaktiv war, wird sein Konto deaktiviert. Da die automatische Löschung nicht aktiviert ist, bleibt es deaktiviert, bis ein Administrator es wiederherstellt oder manuell löscht. Lehrkraftkonten werden nicht automatisch deaktiviert.

2. Nur automatische Löschung

Einstellungen: Lehrkräfte deaktivieren nach: leer; Schüler deaktivieren nach: leer; Nach Deaktivierung löschen: 60 Tage.

ThingLink deaktiviert inaktive Nutzer nicht automatisch. Wenn ein Administrator Schüler B jedoch manuell deaktiviert, wird sein Konto 60 Tage nach der Deaktivierung dauerhaft gelöscht, sofern es nicht vorher wiederhergestellt oder manuell gelöscht wird. Das kann auch für Konten gelten, die bereits deaktiviert waren, als die automatische Löschung aktiviert wurde.

3. Automatische Deaktivierung und Löschung

Einstellungen: Lehrkräfte deaktivieren nach: 700 Tagen; Schüler deaktivieren nach: 335 Tagen; Nach Deaktivierung löschen: 30 Tage.

Nachdem Schüler A 335 Tage inaktiv war, wird sein Konto deaktiviert. Wird das Konto in den nächsten 30 Tagen nicht manuell wiederhergestellt oder gelöscht, wird es am 365. Tag der Inaktivität dauerhaft gelöscht - zusammen mit allen zugehörigen Inhalten und Daten. Lehrkraftkonten werden nach 700 Tagen Inaktivität deaktiviert und 30 Tage später gelöscht.

Sonstige Hinweise & häufig gestellte Fragen

• Diese Einstellungen sind für alle Organisationskonten verfügbar.
• Denke daran, dass das Löschen von Daten endgültig ist. Das ThingLink-Team kann keine Daten wiederherstellen, nachdem ein Konto dauerhaft gelöscht wurde. Stelle daher sicher, dass dir der Löschzeitraum genug Zeit lässt, um bei Bedarf Konten wiederherzustellen oder Inhalte zu archivieren.
• Diese Einstellungen gelten nicht für Administratoren. Inaktive Administratoren müssen bei Bedarf manuell gelöscht werden.
• Der Löschzeitraum wird ab dem Datum der Deaktivierung eines Kontos gezählt, nicht ab der letzten Aktivität des Nutzers.
• ThingLink prüft einmal täglich gegen Mitternacht UTC auf inaktive Konten und führt Deaktivierungen und Löschungen durch.

Wenn du Fragen zu dieser Einstellung hast, wende dich bitte an unser Support-Team.