Desactivación y eliminación automática de cuentas

De forma predeterminada, las cuentas de usuario de ThingLink permanecen activas indefinidamente, salvo que los administradores las desactiven y eliminen manualmente desde la página Usuarios.

Puedes configurar la desactivación y eliminación automáticas de cuentas para quitar las cuentas de usuario inactivas y cumplir más fácilmente los requisitos de privacidad de datos.

Descripción general

La desactivación y la eliminación de cuentas son ajustes opcionales que se configuran en la página Configuración de la organización. Si están activados, ThingLink puede desactivar automáticamente las cuentas de usuario que hayan estado inactivas durante un número determinado de días y/o eliminar permanentemente las cuentas desactivadas tras un periodo independiente. Puedes configurar cualquiera de los dos ajustes por separado o activar ambos.

La eliminación automática se aplica tanto a las cuentas desactivadas manualmente como a las desactivadas automáticamente, aunque la desactivación automática no esté activada.

Cuando la eliminación automática está activada, el periodo entre la desactivación y la eliminación de la cuenta permite a los administradores restaurar las cuentas o archivar el contenido creado por los usuarios desactivados antes de que sus cuentas se eliminen permanentemente. Si no se hace nada durante este periodo, se eliminarán tanto las cuentas de usuario como su contenido.

Puedes establecer periodos de inactividad diferentes para distintos roles de usuario (p. ej., profesores y estudiantes).

Cómo configurar la eliminación automática de cuentas

Importante: Asegúrate de restaurar o eliminar las cuentas de usuario que ya hayas desactivado antes de activar la eliminación automática. Así evitarás pérdidas de datos involuntarias

1. Como administrador de tu cuenta de ThingLink, ve a la página 'Organización'.
2. Selecciona la pestaña Configuración y desplázate hasta el ajuste "Desactivación y eliminación de cuentas".
3. Haz clic en el botón Editar. Se abrirá una ventana donde puedes establecer el periodo de inactividad para los distintos roles de usuario y el periodo tras el cual se eliminan las cuentas desactivadas.
4. Introduce un número de días en cada ajuste que quieras activar. Deja los demás campos en blanco y haz clic en Guardar.

Ten en cuenta que puedes activar la desactivación automática para un rol de usuario sin activarla para el otro. Por ejemplo, puedes establecer el periodo de inactividad para las cuentas de Estudiante y dejarlo en blanco para las cuentas de Profesor. Así, solo se desactivarán automáticamente las cuentas de Estudiante.

También puedes activar la eliminación automática sin activar la desactivación automática. En ese caso, el periodo de eliminación se aplica a las cuentas desactivadas manualmente.

Una vez configurada la desactivación automática, ThingLink comprobará la fecha de última actividad de todas las cuentas de usuario de tu licencia. Las cuentas que hayan estado inactivas durante el número de días indicado se desactivarán automáticamente. Si la eliminación automática está activada, las cuentas desactivadas se eliminarán permanentemente tras el número de días que hayas establecido, tanto si se desactivaron automática como manualmente.

Ejemplos de configuración

1. Solo desactivación automática

Configuración: Desactivar estudiantes tras: 365 días; Desactivar profesores tras: en blanco; Eliminar tras la desactivación: en blanco.

Cuando el Estudiante A lleva 365 días inactivo, su cuenta se desactiva. Como la eliminación automática no está activada, permanecerá desactivada hasta que un administrador la restaure o la elimine manualmente. Las cuentas de profesor no se desactivan automáticamente.

2. Solo eliminación automática

Configuración: Desactivar profesores tras: en blanco; Desactivar estudiantes tras: en blanco; Eliminar tras la desactivación: 60 días.

ThingLink no desactiva automáticamente a los usuarios inactivos. Sin embargo, si un administrador desactiva manualmente al Estudiante B, su cuenta se eliminará permanentemente 60 días después de la desactivación, salvo que antes se restaure o se elimine manualmente. Esto también puede aplicarse a las cuentas que ya estaban desactivadas cuando se activó la eliminación automática.

3. Desactivación y eliminación automáticas

Configuración: Desactivar profesores tras: 700 días; Desactivar estudiantes tras: 335 días; Eliminar tras la desactivación: 30 días.

Cuando el Estudiante A lleva 335 días inactivo, su cuenta se desactiva. Si la cuenta no se restaura ni se elimina manualmente durante los 30 días siguientes, se eliminará permanentemente - junto con todo el contenido y los datos asociados - el día 365 de inactividad. Las cuentas de profesor se desactivan tras 700 días de inactividad y se eliminan 30 días después.

Notas varias & preguntas frecuentes

• Estos ajustes están disponibles en todas las cuentas de organización.
• Recuerda que la eliminación de datos es permanente. El equipo de ThingLink no puede recuperar ningún dato una vez que una cuenta se ha eliminado permanentemente, así que asegúrate de que el periodo de eliminación te deje tiempo suficiente para restaurar cuentas o archivar contenido si es necesario.
• Estos ajustes no afectan a los usuarios administradores. Los administradores inactivos deben eliminarse manualmente si es necesario.
• El periodo de eliminación se cuenta desde la fecha en que se desactivó la cuenta, no desde la última actividad del usuario.
• ThingLink comprueba las cuentas inactivas y realiza las desactivaciones y eliminaciones una vez al día, en torno a la medianoche UTC.

Si tienes alguna pregunta sobre este ajuste, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.